第一章 总则
第一条 为规范湖北省高等教育自学考试的考籍管理，保障高等教育自学考试应考者（以下简称考生）的合法权益，保证考试质量与权威，根据《高等教育自学考试暂行条例》和教育部《高等教育自学考试考籍管理工作规定》，结合湖北省高等教育自学考试考籍管理工作实际，特制定本细则。
第二条 湖北省高等教育自学考试考籍管理工作在湖北省高等教育自学考试委员会（以下简称省考委）的领导下由湖北省教育考试院统一负责，实行计算机系统管理。各市（州、区）教育考试机构、主考学校依据本细则，具体负责本地的考籍管理工作。
第三条 自学考试考籍管理工作主要包括：考生基本信息采集、维护及成绩管理，考籍档案管理、转考、毕业审定、电子注册、学历证书办理及颁发、注册信息更正等。
第二章 机构人员设置
第四条 各市（州、区）教育考试机构和主考学校应当至少配备1名专职考籍管理工作人员，并保持相对稳定。考籍管理工作人员应当熟悉与掌握有关法律法规、认真负责、坚持原则、忠于职守、依法行事。
第五条 考籍管理工作应根据需要配备相应的软硬件设备，有计划地对考籍管理工作人员进行培训、考核，提高其业务能力。
第三章 分级管理及职责
第六条 湖北省教育考试院负责全省自考生的考籍管理工作，其职责是：
1.贯彻执行全国考委关于考籍管理的各项规定，研究拟定全省考籍管理规定；
2.落实全国考办布置的有关考籍管理工作任务，指导和检查各市（州、区）教育考试机构、主考学校的考籍管理工作；
3.存储和管理全省自考生的考籍档案。
4.复核并完成省际转考业务；
5.复核考生毕业资格，办理毕业审定手续，核发考生毕业证书；
6.统计上报全省考籍有关信息及毕业生数据等；
7.审定相关学历证明和成绩证明。
第七条 主考学校自考办负责本校学生的考籍管理，其职责是：
1.贯彻执行全省自学考试考籍管理各项规定，制订本校考籍管理工作规范；
2.落实并完成湖北省教育考试院布置的有关考籍管理工作任务；
3.管理本校考生的考籍档案；
4.审核省际转考考生电子档案；
5.负责主考专业的实践性环节、毕业设计、毕业论文的成绩管理工作。
6.审核本校考生的毕业申请，收集和整理考生毕业资料，制作和归档毕业考生的档案材料，颁发毕业证；
7.开具本校考生相关学历证明或成绩证明。
第八条 市（州、区）教育考试机构、助学机构、学习服务中心的考籍管理工作职责：
1.贯彻执行全省自学考试考籍管理各项规定，落实并完成湖北省教育考试院布置的有关考籍管理工作任务；
2.审核省际转考考生的电子档案，审核考生的毕业申请，颁发毕业证。
第四章 档案管理
第九条 考籍档案管理工作按课程与专业相结合的学分制管理办法进行。
考籍档案是考生基本情况、考生课程合格成绩和考试期间表现的原始记录，是办理转、免考手续、颁发相关证书的主要依据。考生参加自学考试一门课程的统考后即建立考籍档案。
第十条 考籍档案以考生为个体进行管理，主要包括考生的基本情况信息（含考生照片）、考试信息（含笔迹信息）、奖惩记录、转考、免考、实践性环节考核、毕业论文（含毕业设计）成绩、毕业信息（含毕业生登记表）等。
第十一条 考籍档案以电子档案方式保存为主。毕业生登记表及毕业生名册由湖北省教育考试院同时建立纸质档案。纸质档案的管理应当建立专门的档案室，有专人负责，制定严格的管理措施，做到防火、防潮、防盗、防虫蛀，确保不发生损毁。
第十二条 非考籍管理人员未经批准不得查询或者调用考籍档案。因工作需要确需调用的，须经市（州、区）教育考试机构或湖北省教育考试院分管负责人批准，履行相关手续并在指定地点查阅，确保考籍信息安全。
第十三条 助学班考生需要变更考籍档案中姓名和身份证号码等信息的，须在湖北省高等教育自学考试综合业务管理平台（以下简称“平台”）提交信息变更申请，并将纸质报告（主考学校继教院分管负责人签字并盖章）及相关证明材料(身份证号、姓名变更需要提供公安机关证明，户口本上有曾用名的姓名变更可不用公安机关证明) 上报湖北省教育考试院备案审批后予以修改。
变更准考证相片的，还须提交《湖北省高等教育自学考试考生相片信息变更申请单》及笔迹相关材料。变更的新相片须符合教试中心函[2021]125号文规定，具体要求详见附件1。
从2022年下半年起，新注册考生的准考证相片一旦注册成功则不允许修改。
第五章 成绩管理
第十四条 考试成绩管理由湖北省教育考试院按照国家有关规定统一组织实施。
成绩信息主要包括考试课程、成绩（或课程考试评价报告）、成绩的取得方式（考试计划规定的笔试、实践性环节、毕业论文、免考等）、成绩来源说明、违规记录、合格时间等主要信息以及与之对应的考生身份信息、准考证号等。
第十五条 湖北省教育考试院通过湖北省高等教育自学考试考生服务平台（以下简称“考生服务平台”）向考生公布考试成绩，不再颁发《课程合格证》。考生可在考生服务平台上查询历史成绩信息。
第十六条 考生申请办理自学考试成绩证明，可携带身份证件到湖北省教育考试院一楼服务大厅办理。已毕业考生原则上不予办理成绩证明。
网上申请办理成绩证明的流程如下：
考生通过邮箱提交申请，将所需材料电子照片或扫描件发送至hbksfwdt_2111@163.com，电子邮件以姓名+准考证号+身份证号命名。如需快递到付邮寄，可在邮件内注明收件人、联系电话及寄送地址。
第十七条 考生考籍档案未录入平台的，可凭相关身份证件向考籍所在地自考办提出成绩录入申请，经主要负责人审批同意后，根据已合格课程原始试卷和课程合格证等材料采集成绩信息录入平台，并将相关纸质材料报送湖北省教育考试院履行相关审批手续，审批通过后成绩归档。审批录入手续保存期应不少于30年。
提交材料如下：
1.由考籍所在地考办出具的成绩录入报告；
2.所考已合格课程的原始试卷及课程合格证或成绩册，其扫描件上传平台；
3.在现行计划课程里查询不到的课程，须提供新旧专业计划对照表。
第十八条 实践性环节和毕业论文的报名、考试由主考学校负责。实践性环节、毕业论文成绩由主考学校按相关规定报送湖北省教育考试院录入数据库。考生的实践性环节及毕业论文有多次合格成绩的，自动认定最高成绩录入归档。
湖北省教育考试院于每年1月31日和7月31日前向教育部教育考试院报送上下半年包括统考、转免考、顶替、实践课考核、论文及毕业考核在内的所有成绩。
第六章 转考
第十九条 在籍考生离开原报考省继续参加自学考试的，应按规定办理转考。转考先办理转出手续，再办理转入手续，湖北省教育考试院通过“高等教育自学考试省际转考数据交换平台”（以下简称“转考平台”）递送和接收转考电子档案。
考生申请省际转考每年上、下半年各集中受理一次，其他时间不予受理。
湖北省教育考试院每年2月底至3月上旬和8月底至9月上旬集中办理转出手续；3月中下旬和9月中下旬集中办理转入手续。
第二十条 申请转往外省的办理
1.考生在规定时间内注册登录湖北政务服务网（以下简称“政务网”，网址：http://zwfw.hubei.gov.cn/）上传身份证件及外省准考证证明材料，填写转入省（市）名称和转入省准考证号，提交转出申请。用于注册政务网的身份信息，应与考生服务平台保持一致。如因个人信息不一致导致转考到外省不成功，转入省将考生考籍电子档案退回，湖北省教育考试院将在下次自学考试报名前恢复考生在湖北省的考籍信息。
2.各市（州、区）教育考试机构、主考学校、和学习服务中心对考生提交的转考申请进行审核，如信息填写错误或上传材料不齐全则退回补齐补正，考生在规定时间内修改后重新提交申请。
3.湖北省教育考试院复核考生申请，按照原考试的课程及合格成绩、遵循规定标准，生成转出电子档案上传至“转考平台”，并在规定时间内将转入省转考接收回执情况导入平台，转入省已接收的考生则转出成功，同时注销考生在湖北省的考籍信息。
4.转出要求
（1）考生在因违反有关考试管理规定被停考或者延迟毕业期间，不得转出。
（2）免考取得的课程合格成绩不得转出。未通过理论课程考核的，其对应的实践性环节考核成绩不得转出。毕业论文成绩不得转出。
（3）考生办理转入手续未满一年的，不得转出。
（4）在籍考生基本信息（含考生照片）不完整不得转出。
（5）已经取得某专业全部课程合格成绩的考生，只能在湖北省办理毕业手续，不得转出。
5.考生转出外省申请提交成功，可登录政务网查询办件进度。
第二十一条 外省转入办理
1.转入地湖北省教育考试院从“转考平台”接收转入电子档案。
2.考生在规定时间内登录“考生服务平台”申请转入，各市（州、区）教育考试机构、主考学校对考生的转入申请进行审核，审核内容包括考生的基本信息、电子相片、课程成绩及笔迹卡等，审核无误后考生电子档案将自动合并入数据库。
3.外省转入的考生可登录“考生服务平台”查询外省转入办理结果。
4.转入要求：
（1）外省转入考生应在我省取得专科不少于五门，本科不少四门的课程合格成绩。
（2）我省未曾开考的课程成绩不予接收。外省考生可登录考生服务平台外省转入菜单查询转入课程是否符合我省开考课程计划。
第二十二条 省内转考办理
1.转出考籍专业为面向社会、行业（部门）委托开考的，考生直接登录“考生服务平台”办理。
2.转出考籍专业为面向助学班开考的，考生须联系主考学校办理。
第七章 毕业审定及毕业证颁发
第二十三条 毕业申请条件
凡参加我省高等教育自学考试的考生符合下列条件可以申请毕业：
1.考完专业考试计划规定的全部课程，并取得合格成绩；
2.完成该专业所规定的毕业论文（设计）或其他实践性环节考核课程，并取得合格成绩；
3.所取得的学分达到专业计划规定的要求；
4.经有关单位鉴定思想品德合格；
5.课程免考、课程替换符合规定；
6.申请自学考试专升本（独立本科段）专业毕业的考生，须持具有学历教育资格的高等学校、高等教育自学考试机构颁发的专科（或以上）学历证书;
7.存在考试违规记录的，已达到推迟毕业年限，并且已重新取得违规课程的合格成绩；
8.符合相关法律、法规的其他要求。
在押人员应考者，全部课程考试成绩合格，达到毕业要求，在刑满释放或解除劳教后思想品德鉴定合格的，可办理毕业手续。
第二十四条 毕业申请及现场办理
1.毕业申请时间：每年4、10月自考成绩复查结果公布后一周内（含双休日），考生在规定时间内登陆考生服务平台进行毕业申请，在申请页面须认真填写相关信息，并按要求填写《湖北省高等教育自学考试毕业生思想品德鉴定表》（见附件2），上传扫描件。
2．毕业申请提交后，考生须本人持有效身份证及正反两面复印件、《湖北省高等教育自学考试毕业申请表》（以下简称“毕业申请表”）到考籍所在地自考办办理信息确认手续，若考生本人确实不能到现场进行信息确认，需委托他人办理的，被委托人还应提供由考生本人签名的《湖北省高等教育自学考试毕业申请现场确认委托书》和被委托人身份证原件。
现场办理地点：面向社会开考专业的考生到当地自考办办理毕业申请；助学班考生由主考学校自考办办理毕业申请，学习服务中心面向社会开考专业的考生由学习服务中心自考办办理毕业申请，行业委托开考专业的考生由委托单位办理毕业申请。
3.考生因个人原因未能在规定时间内办理毕业手续，当次不予补办，可在下一次规定时间内办理。
第二十五条 毕业审定
1.各市（州、区）教育考试机构和助学机构对考生提交毕业申请材料进行初审。初审通过后，提交到主考学校审核，主考学校需在规定时间内提交审核结果。
2.主考学校审核通过后，由湖北省教育考试院对毕业生材料和数据复核，审核无误后打印以下材料：
（1）正式的《毕业生名册》一式三份，湖北省教育考试院、市（州、区）教育考试机构或助学机构、主考学校各存一份；
（2）毕业生登记表一式三份，社会类型考生由市（州、区）教育考试机构、主考学校、湖北省教育考试院签署意见加盖公章；助学班考生由主考学校和湖北省教育考试院签署意见加盖公章。主考学校和湖北省教育考试院各存一份，另外一份根据考生需求，自行存入个人档案或联系主考学校按档案封签要求密封后存入个人档案；
（3）高等教育自学考试毕业证书（内芯）一份，证书上“湖北省高等教育自学考试委员会”、“高等院校”字样位置处盖好相应的印章。
未通过复审的，由考生考籍所在地教育考试机构或主考学校自考办告知考生本人。
第二十六条 各审核单位应本着对考生负责、对自学考试质量和信誉负责的态度，选派责任心强、专职从事自学考试的工作人员认真做好毕业审核工作。对违反工作纪律、徇私舞弊、弄虚作假的工作人员，将进行严肃处理。
审核内容包括：
1．专业考试计划所规定的必考课程是否合格、完整；
2．选考课程的门数及学分同专业考试计划规定的是否一致；
3．合格课程笔迹是否一致，发现笔迹不一致的课程须联系湖北省教育考试院统一处理。笔迹不一致的课程被称为疑似替考课程，凡是有疑似替考课程的考生会被加入黑名单处理，疑似替考课程成绩作废，同时2年内不得申请毕业，起始时间从当年次毕业时间（上半年6月30日，下半年12月30日）算起；
黑名单考生申请毕业前须申请解禁，须重新考试疑似替考课程获得合格成绩，并由主考学校自考办提交纸质报告说明情况，报告内容应包括考生的准考证号，疑似代考课程代码、名称、考试时间和分数等信息。湖北省教育考试院核实报告内容无误后，将疑似代考课程成绩作废，并核对新考课程笔迹为本人笔迹，所考有效课程成绩满足毕业条件，才能予以解禁。若因课程计划发生变更导致疑似代考成绩无效，且加入黑名单时间已满两年，将疑似代考成绩予以作废并解禁。
4．查验本科毕业生的前置学历是否真实有效；
5．审核准考证相片和身份证相片是否为同一人，若准考证相片与身份证相片有差异，或者准考证相片有模糊不清、人物头像不完整等问题，须按照相片更换流程予以更换。
第二十七条 毕业审定工作完成后，湖北省教育考试院按照《高等教育自学考试毕业证书电子注册操作规范》要求报教育部教育考试院进行电子注册。毕业生数据审核通过并在学信网上可查后，须将毕业详情上报湖北省教育考试院分管领导审批之后，再颁发已上网考生的毕业证。
因前置学历等原因驳回我省的毕业生数据，湖北省教育考试院会核实其前置学历信息无误后再次上报教育部教育考试院，待数据经过再次审核通过并上学信网之后，须将相关情况上报湖北省教育考试院分管领导审批后才能颁发毕业证。
第二十八条 自学考试毕业证书发证日期统一标注为每年的6月30日或12月30日。
第二十九条 毕业证书遗失、损毁等，不予补发原毕业证书，可补办毕业证明书。毕业证明书与毕业证书具有同等效力。
第八章 毕业证书电子注册
第三十条 高等教育自学考试毕业证书电子注册是运用现代信息技术，对通过自学考试获得的毕业证书进行电子标注、数据备案和网上查询的管理方式。
第三十一条 毕业证书电子注册信息是考籍管理的重要组成部分。毕业证书电子注册信息包括姓名、性别、身份证号、专业、层次（专科或本科）、照片、发证日期及毕业证书编号、主考学校名称。
第三十二条 考生在申请办理毕业手续时，须认真核对本人基本信息并签字确认，对确认的内容承担相应责任。湖北省教育考试院负责将毕业生信息上报教育部教育考试中心审核注册。信息一经注册，不得随意修改。
第三十三条 毕业证书信息真伪可在中国高等教育学生信息网上查验。
第三十四条 2001年之后（含2001年）的自考毕业生，若毕业信息有误、无电子相片或无法在学信网上查到信息，可通过考生服务平台进行毕业证书电子注册信息更正申请。身份证号码自动升位或者一人有多个身份证号码的考生，不予变更。2001年之前的考生不予更正。
第三十五条 考生在考生服务平台提交毕业证书电子注册信息变更申请，需提交以下材料：
1.有效期内的居民身份证原件及正反面扫描件；
2.《湖北省高等教育自学考试历史注册信息更正申请表》；（见附件3）
3.电子相片。具体要求见附件1。
4.毕业证书及毕业生登记表原件扫描件。
5.更换学信网个人相片的，还须提供专业鉴定机构出具的笔迹鉴定报告。
第三十六条 毕业证书电子注册信息修改流程
1.初审。考生在考生服务平台提交申请，按要求填写《湖北省高等教育自学考试历史注册信息更正申请表》并签字确认后上传扫描件，同时将相关材料提交给市（州、区）教育考试机构或主考学校，由相关工作负责人仔细核查信息，确定无误后填写《湖北省高等教育自学考试历史注册信息修改登记表》（见附件4）一式两份，签字盖章后一份上报湖北省教育考试院，一份自行存档。
2.审核上报。湖北省教育考试院审核上报材料，在规定时间内将需要更正考生的电子注册信息报送教育部教育考试院进行更正。
3.反馈结果。毕业证书电子注册信息经教育部教育考试院更正确认后，湖北省教育考试院将修改结果反馈给市（州、区）教育考试机构或主考学校存档。
第三十七条 毕业证书电子注册信息修改受理时间
市（州、区）教育考试机构、主考学校受理初审后材料报送时间：上半年6月上旬、下半年12月上旬；
湖北省教育考试院审核：上半年6月中旬、下半年12月中旬；原则上其他工作时间不予受理。
第三十八条 在电子注册信息修改过程中，凡有徇私舞弊、伪造、涂改或提供虚假证明材料的，一经查实，视情节轻重按《国家教育考试违规处理办法》处罚。取消已取得的相应资格，涉及违法者，移交司法部门处理。
第九章 附则
第三十九条 本细则自发布之日起施行。本细则解释权归湖北省教育考试院自学考试办公室。
附件1：高等教育自学考试毕业证书电子注册图像采集规范及信息标准.doc
附件3：湖北省高等教育自学考试历史注册信息变更申请表.doc
附件4：湖北省高等教育自学考试历史注册信息修改登记表.doc
